Um vacilo, pode comprometer todo o investimento
Cada um no seu Quadrado, Gerando Resultados Positivos.
Recentemente, um texto de um colega jornalista circulou as redes sociais, relatando sua péssima experiência na cobertura de uma visita às instalações de uma multinacional, localizada no interior de São Paulo, com o objetivo de participar de uma coletiva de imprensa e in loco acompanhar o lançamento de um novo produto.
Vou utilizar trechos do relato do jornalista para pontuar o show de horrores que culminou em uma triste vivência de como não utilizar desse evento para trabalhar a imagem de uma empresa. Essas narrativas estarão entre aspas.
“Vamos descrever o cenário: um estacionamento ermo, sem segurança, sem cobertura para proteção em caso de chuva, sem sanitários próximos para eventuais necessidades fisiológicas e, além disso, sem ninguém disponível, pelo menos nos horários de embarque e desembarque, para oferecer o mínimo de segurança ou auxílio aos convidados.”
Apesar de facilitar a mobilidade, a empresa ao organizar o transfer até suas dependências, com ponto de encontro na cidade de São Paulo, não estudou e mapeou qual seria a ambiência geográfica para tal embarque/desembarque, propiciando logo no início um estresse desnecessário, com dificuldades de encontrar o endereço corretamente e sem ter nenhum tipo de acolhimento por profissionais de receptivo, sem ser o motorista, que tem outro papel e não de atendimento direto.
Em um trajeto de mais de uma hora, nem um copo de água foi ofertado, e a empresa perdeu um tempo precioso que poderia ter sido utilizado para já trabalhar sua imagem, por meio de informações e outras interações.
A recepção segundo palavras do jornalista foi trivial, sem nada excepcional.
“Na sala da apresentação, nos ofereceram café, água, bolo e lanche de metro. Após a apresentação, fomos levados para conhecer a fábrica, que surpreendentemente, a quantidade de trabalhadores era visualmente pequena. Algo que foi destacado com orgulho pela empresa, que nos mostrou a forte presença de automação nos processos. Prosseguimos, então, para o almoço, que contou com uma fila demorada. No refeitório geral. Durante a refeição, um dos executivos questionou uma funcionária que acompanhava a visita, se a mesa em que estávamos precisava ser desocupada, recebendo dela um gelado “sim” como resposta para deixar a mesa. Após o almoço, encerrava-se a visita, salvo para alguns colegas que ainda estavam capturando material em vídeo.”
Importante a apresentação do vídeo institucional logo no início, a circulação pelas dependências da organização com responsável, seria melhor ainda se fosse com um técnico de segurança do trabalho e a oferta do serviço de almoço no refeitório dela, também são pontos de ganho real.
Porém cuidados, como reserva do espaço no refeitório para o grupo deveria ter sido realizada, sem o constrangimento de ter que se retirar as pressas. Que inospitalidade!
“Após a devolução do crachá, outra segurança, posicionada em uma mesa, nos aguardava um a um para a revista. Mostrei espanto com a situação, e a segurança me informou que aquela era a prática padrão da empresa com seus funcionários. Com a bolsa vasculhada, entre equipamentos e meu bloco de anotações, fui liberado.”
A segurança durante as visitas guiadas é de vital, sendo uma responsabilidade compartilhada entre todos. É importante que todas as medidas de segurança sejam rigorosamente observadas para evitar qualquer possibilidade de imprevistos com os participantes. Isso inclui o cumprimento estrito das regras de segurança estabelecidas, como o uso adequado de Equipamentos de Proteção Individual (EPIs) e a orientação clara dos visitantes sobre os procedimentos a serem seguidos durante a visita. A atenção redobrada a esses aspectos garante não apenas a integridade física dos visitantes, mas também a reputação e a credibilidade da empresa. Informações sobre os processos internos devem ser esclarecedoras, demonstrando padrão uníssono, sempre com cordialidade e acompanhamento.
“Ainda no estacionamento, solicitei um carro de aplicativo. Foram necessárias várias tentativas, pois muitos motoristas não aceitavam a corrida ou a cancelavam. Em meio à espera, uma colega jornalista aproximou-se e perguntou se eu havia conseguido chamar um carro e se eles iriam até lá, pois estava difícil. Com calor de aproximadamente 30ºC e sem qualquer sombra de respiro, expliquei que após insistentemente, acabara de solicitar o carro, enquanto ambos aguardávamos, desamparados e com pouca movimentação nas proximidades.”
De novo, os visitantes ficaram à mercê de sua própria sorte, sem o devido apoio que seria essencial no local onde se encontravam.
“Fui abordado por um assaltante armado com revólver, acompanhado por dois comparsas ao fundo. Apontando uma arma, ele deu a ordem: — Não brinca! — gritou, mostrando o revólver. — Passa os celulares e o relógio! Em meio a um turbilhão de pensamentos e à sensação de impotência, vi meus pertences serem roubados à mão armada. O assaltante saiu rapidamente em meio aos carros.”
“Caminho em direção a colega, que me presta auxílio e ainda atônito peço para que ela avise ao meu escritório e redação o ocorrido, enquanto uma senhora que aguardava no ponto de ônibus e presenciou o crime, me indicou ir até a delegacia, me acompanhando e prestando todo o suporte, onde registrei o boletim de ocorrência, na 91ª DP, que foi indiscutivelmente prestativa e solicita para comigo.”
Mediante todos os fatos, sobretudo, o último, o jornalista ao informar a agência de comunicação responsável pela ação, recebeu uma escuta defensiva, dizendo que a empresa visitada que organizou o transfer e que tomaram todas as medidas necessárias para que tudo transcorresse de forma adequada, esquivando-se de culpabilidade e não demonstrando interesse em ser solidária e muito menos identificando proatividade em aprender com os fatos.
Assessoria de Imprensa tem que focar no relacionamento com os jornalistas e deve ter o apoio total da equipe de Relações Públicas para se dedicar no planejamento de todo o roteiro da visita em instalações empresariais e plantas industriais.
Não adianta querer abraçar o mundo de uma única vez, pois isso é pragmaticamente impossível. Cada profissional, com seus conhecimentos e técnicas, pode contribuir para resultados primorosos, que elevem a reputação organizacional. Tudo tem que ser pensado para gerar não só as melhores impressões, mas que elas realmente correspondam a identidade corporativa.
E falhas ao serem registradas devem ser recebidas como instrumento de correção e total solidariedade com aqueles que se sentiram atingidos de forma negativa com a ação.
É importante salientar que um programa de visitas planejado e cuidadosamente executado fortalece as relações com o público externo, apresentando suas boas práticas e transmitindo credibilidade com sua postura.
Nakane e Costa em seu livro intitulado Manual de Cerimonial e Protocolo, da Coleção Conecta apresentam definições sobre Visitas Empresariais que merece ser aqui apresentado:
“Evento que tem como objetivo apresentar a empresa a um grupo específico em um determinado dia e horário. Todo um roteiro é traçado visando atender a curiosidade e o interesse dos participantes. Não deve ultrapassar mais que três horas. Demonstra como é todo processo de produção ou processo de trabalho, enfim apresenta o cotidiano da empresa, seus produtos, serviços e instalações.”
Um roteiro bem elaborado é a espinha dorsal de uma visita guiada bem-sucedida. Ele não apenas acolhe e orienta os visitantes através das diferentes etapas da visita, mas também garante uma experiência organizada e envolvente, se realmente os detalhes forem priorizados e o comprometimento de bem receber seja pleno.
A questão da segurança não pode ser considerada somente nas áreas em si da visita. Todo o deslocamento, nesse caso, também precisa ser inserido, com pontos de encontro seguros, com receptivo atencioso, estruturas para atender quesitos de ordem fisiológica, pois desde esse momento o encantamento começa a ser construído. Seguro-viagem deve inclusive ser contratado.
É preciso cada vez mais valorizar os profissionais de cada área, e não simplesmente julgar que é uma mera contratação e tudo estará em conformidade.
Numa situação dessa, todo o investimento pode virar custo e uma crise instaurada com repercussões que não podemos, se quer, imaginar.
